Toen ik mijn eerste stappen in het pr-vak zette, was het mijn grootste uitdaging om orde in mijn hoofd te krijgen. Het leek alsof er duizenden zaken op me afkwamen en aan mijn vele lijstjes leek geen einde te komen. Verschillende klanten en collega’s die mijn aandacht vroegen, een mailbox die mijn hele dag leek te sturen en het beantwoorden van persvragen. Daarnaast moest ik up-to-date blijven door het nieuws te monitoren en mijn netwerk bijhouden en uitbreiden. Je zou voor minder het noorden kwijt geraken. En toen was er zelfs nog geen sprake van sociale netwerksites of smartphones.
Ondertussen kan ik zeggen dat er een moment komt waarop de chaos in je hoofd verdwijnt en het lijkt alsof je plots een volledige helicopterview krijgt. Maar dit gevoel komt niet uit het niets gewaaid. Daarom enkele van mijn ervaringen gepaard met nuttige tips om de controle over je tijd te krijgen.
1. Zoek je eigen systeem
Sommige mensen zweren bij lijstjes, anderen zijn helemaal in de ban van het Getting Things Done-principe van David Allen. Ook zijn er mensen die voor elke taak een reminder in hun agenda zetten of die één van de vele apps gebruiken. Wat je ook kiest, het is belangrijk dat dit systeem werkt voor jou. Want om die helicopter view te krijgen heb je een goed ingebakken systeem nodig.
2. Probeer niet van hot naar her te springen
Dit is een hele lastige in de pr-sector want er wordt van je verwacht dat je op elk moment beschikbaar bent en snel kan schakelen wanneer het nodig is. Maar toch is het raadzaam om af te maken waarmee je bezig bent en desnoods je e-mailprogramma even uit te zetten tot dit gebeurd is. Je verliest namelijk veel meer tijd wanneer je drie dingen tegelijk probeert te doen. Indien iemand je echt héél dringend moet bereiken, is er altijd nog de telefoon.
3. Wees baas over je eigen tijd
Probeer je eigen tijd te beheren. Dit kan je doen door je dag te verdelen in blokken, waarbij je bijvoorbeeld begint met het schrijven van een persbericht in plaats van standaard je dag te starten met het checken van e-mails. Voorzie ook tijd voor zaken die je niet op voorhand kan weten. De pr-wereld lijkt soms alleen maar te bestaan uit zogenaamde spoedjes. Maar durf ook zelf aan te geven hoe je in je tijd zit. Soms is overwerken niet te voorkomen. Maar de meeste mensen kunnen niet elke dag tien uur geconcentreerd werken zonder dat de kwaliteit eronder lijdt. Als je een bepaalde taak echt niet afkrijgt, geef dit dan op voorhand aan of vraag om ondersteuning.
Ik heb nog altijd momenten waarop het moeilijker wordt om de bomen door het bos te zien. Op dergelijke momenten las ik een time-out in van een paar minuten, zodat ik opnieuw mijn helicopterview krijg en prioriteiten kan bepalen. En gelukkig zijn dat ook meestal de dagen waarop ik met een moe maar heel voldaan gevoel de deur achter me toe trek.
Karolien
Geen opmerkingen:
Een reactie posten